# NotebookLM Workspace／Source／Sharing／Grounding Operating Profile

CURRENT_STATUS: CURRENT
OBSERVATION: SPEC_ONLY
FRESHNESS: CURRENT
PAGE_TYPE: reference
CANONICAL_URL: /tools/ea-1215-notebooklm-workspace-source-sharing-grounding-operating-profile
CLAIM_IDS: none
EVIDENCE_IDS: EVD-EA-1215-URL-46AE0E41FCF4, EVD-EA-1215-URL-B76D6C74AE3D, EVD-EA-1215-URL-F8C0D3D200FA, EVD-EA-1215-URL-FAFBDD4AB076, EVD-EA-1215-URL-5B417F658DD0, EVD-EA-1215-URL-0F62D8E986FD, EA-1215-CURRENT-APPROVAL, EA-1215-CURRENT-BODY-READBACK
UNKNOWN_IDS: EA-1215-UNKNOWN-01
OPS_IDS: none

## Summary
「NotebookLMはsourceだけを使うのでhallucinationしない」「citationがあるので検証済み」「Chat Viewならsourceは見えない」とは記述しない。「指定したNotebook/source set/account surfaceでgrounded outputを生成し、重要claimはcitation passageと原sourceをreadbackして検証する。sharing、sync、privacy、artifact公開は別controlとして確認する」と記述する。

## Current judgment
「NotebookLMはsourceだけを使うのでhallucinationしない」「citationがあるので検証済み」「Chat Viewならsourceは見えない」とは記述しない。「指定したNotebook/source set/account surfaceでgrounded outputを生成し、重要claimはcitation passageと原sourceをreadbackして検証する。sharing、sync、privacy、artifact公開は別controlとして確認する」と記述する。

## Scope
NotebookLM Workspace／Source／Sharing／Grounding Operating Profile

## Confirmed

## UNKNOWN
- EA-1215-UNKNOWN-01: 自組織tenantでのNotebook/Gemini Notebookの具体的plan entitlement、admin-enforced sharing restrictions、retention、region、監査log範囲、source type別の実際のparse fidelity、最大規模Notebookでのretrieval degradation、生成artifactごとのexport/publication policyは、tenant console・契約・実機testなしには確定できない。

## Evidence
- EVD-EA-1215-URL-46AE0E41FCF4 (RESEARCH): Google Workspace, Gemini Notebook product page, accessed 2026-10-20: — https://workspace.google.com/products/gemini-notebook/
- EVD-EA-1215-URL-B76D6C74AE3D (RESEARCH): Google Gemini Notebook Help, Add or discover new sources for your notebook, accessed 2026-10-20: — https://support.google.com/gemininotebook/answer/16215270
- EVD-EA-1215-URL-F8C0D3D200FA (RESEARCH): Google Gemini Notebook Help, Create a notebook / private sharing, accessed 2026-10-20: — https://support.google.com/gemininotebook/answer/16206563
- EVD-EA-1215-URL-FAFBDD4AB076 (RESEARCH): Google Gemini Notebook Help, Use public notebooks and featured notebooks, accessed 2026-10-20: — https://support.google.com/gemininotebook/answer/16322204
- EVD-EA-1215-URL-5B417F658DD0 (RESEARCH): Google Gemini Apps Privacy Hub, updated 2026-10-13, accessed 2026-10-20: — https://support.google.com/gemini/answer/13594961
- EVD-EA-1215-URL-0F62D8E986FD (RESEARCH): Hagar, Agustianto, Diakopoulos, “Not Wrong, But Untrue: LLM Overconfidence in Document-Based Queries,” arXiv:2509.25498, 2025-09-29: — https://arxiv.org/abs/2509.25498
- EA-1215-CURRENT-APPROVAL (RESEARCH): 現行本文の監査・revision対応
- EA-1215-CURRENT-BODY-READBACK (IMPL): 現行本文の収録照合

## Failure / limits
citationがあるため全文をverifiedと誤認する。
## Failure / limits
stale source、失効したDrive permission、削除sourceを残したままNotebookを継続利用する。
## Failure / limits
Chat Viewをsource秘匿機能と誤認して共有する。
## Failure / limits
Editorへ必要以上の権限を与え、source削除・追加・再共有によるknowledge-base driftを起こす。
## Failure / limits
generated artifactを原sourceと同じauthorityで再配布する。
## Failure / limits
consumer / Workspace / Enterprise / Gemini Apps内Notebookのprivacy・sharing仕様を混同する。
## Failure / limits
Notebookのsource setが変わった後も過去の評価結果をそのまま有効とみなす。
## Failure / limits
Source-grounded architectureはunsupported generationを減らし得るがゼロにはしない。Hagar et al.の結果は特定の300-document corpusとreporting taskに基づくため、全Notebook、全model revision、全domainのhallucination率へ一般化しない。Googleの製品/help文書は現行機能の一次資料だが、tenant固有admin policy、regional rollout、contract、plan entitlementを確定しない。UIやfeature availabilityは変更され得るため、重要controlはlive readbackする。
## 要点と前提
NotebookLM（現行のGoogle Workspace製品表記ではGemini Notebook）は、投入したsourceを根拠に回答・生成物を作るsource-grounded research workspaceである。企業運用では「引用が付くAI」ではなく、source ingestion、同期、共有権限、生成artifact、grounding検証、account/plan差を別controlとして扱う。

## 主要claim
### 1. Groundingは検証可能性を上げるが、正しさを保証しない
Googleは、Notebook内のsourceを使って回答し、citationで検証できることを製品特性としている。独立研究 Hagar et al. (2025) は300文書を使ったreporting-style taskでNotebookLMにもhallucinationを観測し、主なfailureとしてsourceのcharacterization追加やattribution lossなどのinterpretive overconfidenceを報告した。したがってcitation presenceをclaim correctnessと同一視しない。

運用では高影響claimについてcitationを開き、subject、数値・単位、日付、因果、限定条件がsource passageと一致するかを人手または独立validatorで確認する。NotebookLMの生成物を一次資料そのものとして再利用しない。

### 2. Sourceは種類ごとにfreshness semanticsが異なる
Google HelpはGoogle Driveからimportした対応fileについて自動更新・数分単位のsyncを案内し、元fileへのaccess喪失・削除時にはNotebook側sourceがinaccessibleになると説明している。したがって「一度追加したsourceは固定snapshot」と一般化しない。一方、source typeごとに取得・変換方式は異なるため、重要なNotebookではsource type、original locator、imported_at、last_sync/readback、access ownerを台帳化する。

Source追加時は、取り込めたことだけでなくpreview/readbackで本文・表・画像・transcript等の必要情報が実際に取得されたかを確認する。元source更新を前提にするNotebookでは、更新後にcitation先と回答が新versionへ追随したことまでreadbackする。

### 3. Notebook共有はsource/artifactへのアクセス面を含む
Google Helpではprivate sharingでViewerとEditorを区別し、Viewerは共有Notebook内のsource documentsとnotesをread-onlyで閲覧でき、Editorはsource/notesの追加・削除と再共有が可能とされる。Chat Viewはsource/artifactを画面上隠してもunderlying accessを完全には撤回しないと明記されている。従ってChat ViewをDLP境界やsource非開示controlとして扱わない。

Public notebookでは、consumer account側で「Anyone with a link」による公開共有が可能で、viewerはsource/artifactへ到達し得る。対してGoogle HelpはWorkspace Enterprise/Educationでpublic notebook sharingが無効である旨をartifact sharing説明に記載している。account typeとplanを固定せず共有可否を一般化しない。

### 4. 生成artifactはsourceから派生した別成果物として管理する
Audio Overview、Slide Deck、Infographic等はsourceを材料に生成されるが、原sourceの権威性を継承するわけではない。生成artifactを業務成果物として配布する場合、生成日時、Notebook、source set/version、reviewer、配布範囲を記録する。公開artifactはNotebook全体とは異なる共有経路を持ち得るため、Notebook accessだけで公開状態を判断しない。

### 5. Privacy説明は利用面を分けて読む
Google WorkspaceのGemini Notebook製品ページは、uploaded dataをmodel trainingに使わないと説明している。一方、Gemini Apps Privacy HubはGemini Apps内でNotebookを使う場合、NotebookとのchatがKeep Activity設定に従い保存され、Gemini Apps Privacy Noticeに従ってhuman reviewersを含む改善利用の対象になり得る一方、Notebook sourceとして追加したfiles自体はgenerative AI model trainingに直接使われないと説明している。NotebookLM/Gemini Notebook standalone、Gemini Apps内Notebook、Workspace managed account等を同じprivacy contractとして扱わない。

## 運用上のfailure
- citationがあるため全文をverifiedと誤認する。
- stale source、失効したDrive permission、削除sourceを残したままNotebookを継続利用する。
- Chat Viewをsource秘匿機能と誤認して共有する。
- Editorへ必要以上の権限を与え、source削除・追加・再共有によるknowledge-base driftを起こす。
- generated artifactを原sourceと同じauthorityで再配布する。
- consumer / Workspace / Enterprise / Gemini Apps内Notebookのprivacy・sharing仕様を混同する。
- Notebookのsource setが変わった後も過去の評価結果をそのまま有効とみなす。

## 具体的control / implementation implication
1. Notebookごとにowner、purpose、account/plan、sharing mode、source inventory、review cadenceを登録する。
2. source inventoryにtype、original locator、owner、access condition、imported_at、last_sync/readback、sensitivityを持たせる。
3. Google Drive sourceは更新後のsync/readbackを確認し、access lossを定期検知する。
4. high-impact outputはcitation passageを開き、claim-to-source supportをspot checkではなくrisk-based gateで確認する。
5. Viewer/Editorをleast privilegeで付与し、Chat Viewをaccess-control substituteにしない。
6. public sharingを許可する場合はsource/artifact露出を含めて事前reviewする。managed Workspaceではadmin policyと実際のshare UIをreadbackする。
7. Audio/Slide/Infographic等を外部配布する場合、source set/versionとreview statusをartifact metadataに残す。
8. source追加・削除・大幅更新、sharing変更、account/plan変更、製品rename/feature変更を再評価triggerにする。
9. Notebookの回答だけを長期正本にせず、重要な判断・claim・source locatorは外部のdurable system of recordへ保存する。

## 適用境界
本項はNotebookLM/Gemini Notebookのworkspace、source ingestion/sync、sharing、grounding、generated artifacts、privacy boundaryを扱う。一般的なRAG設計、Google Drive自体のIAM、Gemini Apps全体のprivacy、著作権法判断は別scopeである。

## counterevidence / limitations
Source-grounded architectureはunsupported generationを減らし得るがゼロにはしない。Hagar et al.の結果は特定の300-document corpusとreporting taskに基づくため、全Notebook、全model revision、全domainのhallucination率へ一般化しない。Googleの製品/help文書は現行機能の一次資料だが、tenant固有admin policy、regional rollout、contract、plan entitlementを確定しない。UIやfeature availabilityは変更され得るため、重要controlはlive readbackする。

## OPEN_UNKNOWN
自組織tenantでのNotebook/Gemini Notebookの具体的plan entitlement、admin-enforced sharing restrictions、retention、region、監査log範囲、source type別の実際のparse fidelity、最大規模Notebookでのretrieval degradation、生成artifactごとのexport/publication policyは、tenant console・契約・実機testなしには確定できない。

## SAFE_WORDING
「NotebookLMはsourceだけを使うのでhallucinationしない」「citationがあるので検証済み」「Chat Viewならsourceは見えない」とは記述しない。「指定したNotebook/source set/account surfaceでgrounded outputを生成し、重要claimはcitation passageと原sourceをreadbackして検証する。sharing、sync、privacy、artifact公開は別controlとして確認する」と記述する。

## Sources / provenance
- Google Workspace, Gemini Notebook product page, accessed 2026-10-20: https://workspace.google.com/products/gemini-notebook/
- Google Gemini Notebook Help, Add or discover new sources for your notebook, accessed 2026-10-20: https://support.google.com/gemininotebook/answer/16215270
- Google Gemini Notebook Help, Create a notebook / private sharing, accessed 2026-10-20: https://support.google.com/gemininotebook/answer/16206563
- Google Gemini Notebook Help, Use public notebooks and featured notebooks, accessed 2026-10-20: https://support.google.com/gemininotebook/answer/16322204
- Google Gemini Apps Privacy Hub, updated 2026-10-13, accessed 2026-10-20: https://support.google.com/gemini/answer/13594961
- Hagar, Agustianto, Diakopoulos, “Not Wrong, But Untrue: LLM Overconfidence in Document-Based Queries,” arXiv:2509.25498, 2025-09-29: https://arxiv.org/abs/2509.25498

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